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煤矿供应科业务流程控制

作者:煤矿安全网 2012-09-07 来源:煤矿安全网

  煤矿供应科业务流程控制

  1、总则

  1.1、为了有效发挥供应科各业务职能,提高业务人员办事效率,明确机关人员职责和权限,有效监督各流程环节,实现精细化管理,以最佳的服务向全矿提供质优价廉的物资需求,特制定本流程控制。

  1.2、供应科按其职能划分五大流程环节,即物资采购计划编制、物资采购、物资验收入库、物资发放,废旧物资回收复用与处理等。

  1.3、本流程控制依据业务处理顺序,物资流动顺序和票据传递顺序为原则进行设计,力求科学、合理系统、严密。

  2、物资采购计划编制程序

  主要实施岗位:计划员 操作流程:

  2.1、各生产区队每月15日前依据下月生产任务,物资消耗定额,现场实际情况等因素编制下月物资需用申请计划,经队长组织本队相关人员讨论并由队长审核签字后报相关业务科室。

  2.2、各业务科室根据矿规定材料分管项目,在充分考虑各单位、个环节在下月生产中的材料消耗及回收复用等情况下,审核各生产单位物资需用申请计划,于每月16日前送供应科签收。

  2.3、业务科室同时对其主管物资需用申请计划进行申报。

  2.4、供应科计划员根据区队和科室物资需用申请计划分类预算、库存情况、市场供应情况及公司物资管理相关规定,编制全矿物资采购计划。

  2.5、计划员在编制全矿物资采购计划时,对区队申请计划会审一次,对每一项物资做出是否采购和采购多少的具体方案。对单项计划不清楚或参数不齐全项目及时与区队结合。

  2.6、计划员按物资品种及类别分别编制统管物资申请计划和分管物资采购计划,经供应科长、分管矿长审签,报公司供销部门审批。

  2.7月中特殊情况需紧急采购时,由生产单位提报急用物资需用计划及矿计划外材料审批单,说明急用原因、需要到货时间,并注明急用字样等,经业务科室审核,分管矿领导签字,报供应科。

  2.8经供应科长审核签字后送计划员汇总,编制临时物资采购计划表,在经供应科长签字后,按统管和分管范围分别上报供销部或形成采购计划经分管矿长批准后执行。

  相关要求

  2.8.1、区队物资需用申请计划,要注明材料品名、规格、数量、需求日期及注意事项等。所需配件计划,必须提前一个月申报,且注明规格、型号、图号,主机厂家及详细技术参数;特殊物资必须提前2个月申报计划,如提升钢丝绳、特种钢材、运输带等;非标准件在上报计划时必须附其图纸

  2.8.2、区队队长对其上报的物质需用申请计划,因考虑不周影响生产、威胁安全及物资长期闲置不用而造成积压浪费等负责。

  2.8.3、业务科室分管物质范围:生产科负责木材、支护材料、建工材料、火工品等;机电科负责皮带、电缆、钢丝绳、管路,配件、油脂专用工具等,科负责单体租赁、其他材料等;

  2.8.4、业务科室对分管材料负有审核把关责任,对分管材料应作到不漏项、不错项,在确保生产安全的情况下不超购。

  2.8.5、供应科计划员应深入现场,全面了解矿井生产、消耗定额材料预算、库存、市场供应等情况,计划编制力求科学合理。

  3、物资采购作业程序

  主要实施岗位:计划岗 操作流程及要求

  3.1、公司统管物资进货程序。

  3.1.1、计划员根据批准的统管物资申请计划及矿生产实际情况,按需用急缓程度分期分批填写“ “。

  3.1.2、计划员把填写好的两联“统购计划内急用物资联系单”经供应科长批准后提交公司供销部,并负责跟踪催办。

  3.1.3、待物资到矿后,由计划员通知验收员、保管员并一同到现场验收。

  3.1.4、计划员根据物资需要时间及时与供销部相关人员沟通,了解预计到货时间,如仍不能满足生产需要,计划员应及时报请供应科长与供销部有关负责人协商解决,并把有关情况反馈物资需用单位及分管矿领导。

  3.1.5、计划员根据科长与供销部协商方案跟踪落实,直到物资到矿。

  3.2、矿分管物资采购程序

  3.2.1、计划员接到批准后的自购物资采购计划后,依据材料使用状况、用量大小,采购频率、市场供需状况,交易习惯等因素,对不同物资选择最有利的采购作业方式办理采购业务。

  3.2.2、招标采购物资:对于经常使用、大批量、品种固定、价格相对稳定:或一次性发生金额较大,价值总额在5万元以上,执行招标采购。

  3.2.3、招标采购首先由计划员列出采购物资品种,一次采购量或分月、季、年采购总量,并详细了解市场供求状况及三家以上供应商资料等上报科长,有科长向矿外经济活动领导小组报告,并在矿对外经济活动领导小组主持下进行招标。执行矿相关程序。

  3.2.4、询比议价采购,矿管物资一次采购总价5元以下或报供应科长、分管矿长批示后,供应科组织议标或招标采购。

  3.2.4.1、计划员根据采购计划,仓储情况制订物资采购表,逐项询价、比价、议价、并了解交易条件等,经科长、分管矿长批准后,通知供应商或厂家订购。

  3.2.4.2、询价:由计划员参考过去采购记录或供应厂商资料,拟定至少三家询价对象(特殊原因如独家制造、独家代理、原厂品牌零件无法替代或急需现货等须特别注明)。并通知厂商报送相关资料。

  3.2.4.3、询价完成后,计划员应将询价、报价的全部资料整理并查阅前购记录及供应厂商资料、市场行情等一同报科长,据此比价议价。

  3.2.4.4、若报价资料规格与申请采购规格略有不同或属代用品者,可与使用单位或业务科室联系并签注意见。必要时可重新询价。

  3.2.4.5、比议价:采购员接到计划员报来的询价资料后,汇同计划员分析询价资料,通过比较拟定议价对象。采用面谈、通信、电话、传真等多种形式进行议价。

  3.2.4.6、议价时应注意货物质量、价格、交货保证度、付款方式等相关因素。

  3.2.4.7、议价完成后,有计划员填报物资采购审批表,经科长签字报经营矿长批准。

  3.2.4.8、订购:采购员接到审批后的物资采购审批表,向厂商以电话或传真方式发出订购通知,说明交货数量,交货日期等。并跟踪了解到货情况。

  3.3、临时急用物资采购程序:计划员接到生产单位提供的急用物资需要计划或紧急采购通知后,立即查明申请采购的材料名称、规格、数量、需用时间等,即以电话方式询议价格,并通报科长,由科长向分管矿长汇报并获批准后采购。区队以电话方式通知采购,应立即督促生产单位补办急用物资采购计划手续由计划员备案。

  3.4、委托加工物资办理程序:由生产单位提出加工计划并附加工图纸,经业务技术主管科室审批,报供应科计划员;计划员根据加工难易程度、技术要求、资质要求等情况,,如矿机修车间加工确有困难,则由机修车间主任签字,供应科长审批后交采购员联系外委单位加工。

  相关要求

  1、对于集团公司内部有能力生产或供应的材料,可采取特约采购,如公司有规定的按公司规定执行,公司没有规定的可参与询价比议价,在同质同价的基础上优先考虑。

  2、采购员应建立供应商档案,对各厂商供应的材料质量、性能、交货情况、售后服务及基层单位使用意见等资料,收集整理以备今后采购参考。

  3、采购员应经常调查、搜集市场价格及供求变化情况。对价格波动较大的采购项目及时做出调整方案,经供应科长审核,报矿对外经济活动领导小组讨论后执行。

  4、采购员应积极主动了解仓储公司计划物资到货及储备情况、并随时掌握本科库存情况,以便根据需要及时组织货源。

  5、当存货低于最低储备量时,保管员应及时通知采购员。

  4、物资验收入库程序

  主要实施岗位:验收、计划、保管操作流程

  4.1、物资到矿后采购员或供应商通知计划员,计划员根据送货通知单或合同组织质检员、保管员共同验收。

  4.2、验收时对物资名称、规格、数量、送货单和发票等一一清点核对,确认无误后,由质检员将到货日期及实收数量填入验收单并共同签字。

  4.3、验收单一式三联,一联保管员收存,二联交供应商,三联质检员存档。质检员、保管员依据此单登记到货记录。

  4.4、保管员根据“物资到货验收会签单单”填写“煤矿物资验收入库通知单”并登记到货记录。供应科长审核签章。第二、三联计划员留存及结算用,第一、四联保管员留存记物资明细入账及月末到财务稽核用。

  4.6计划员重点核对到货物资是否与采购计划或“送货通知单”要求的品名、规格、型号、数量等相一致。验收员主要对物资质量负责,保管员主要对其数量负责。同时三大员分别对数量和质量负有监督责任。

  4.7、卸车程序

  4.7.1、对大建物品需专人卸车时,计划员通知相关负责人安排卸车。

  4.7.2、卸车人员应按仓库保管员对物资码放要求卸车码放,待保管员对物资码放验收合格后,办理有关手续。

  4.8、对于专业性较强的物资,计划员可通知业务科室或区队协助验收并在验收单上签字。

  4.9地方坑木、黄沙、石子、木石、炮土等材料到货后,计划员还要通知企管科、保卫科监督员到场共同验收并签字。

  4.10、散装水泥到货后,计划员会同质检员对散装水泥车铅封等情况进行检查,并通知探防队、企管科、保卫科相关人员对到货车辆进行现场跟踪检查验收。待本车水泥打完后到供应科领取到货物资验收会签单以备结算。

  4.11、火工品的验收、运输、入库按煤业公司相关文件执行。

  4.12、对验收中发现的不合格物资保管员原则上不允许入库,由计划员通知供应商退货,验收员开具出门证计划员签字,科长批准盖章后交供应商持证出矿。如供应商当天不能带走,保管员应隔离存放并标识清楚,严禁使用,并催促计划员尽快处理。

  4.13、在验收过程中验收员应注意检查收集物资合格证、生产许可证、需带煤安标志的物资还应收集煤安标志证,并归档保存。

  4.14、计划员应注意收集从议到定购,在到验收等各环节资料,以备出现纠纷时作为证据材料。并定期收集生产单位对质量问题的反馈意见并存入客户档案。

  4.15、对委托加工物资的验收,由计划员会同质检员、保管员依据委托加工单及加工图进行验收。如成品在施工现场不能搬移,则由计划员会同质检员及使用单位现场验收。

  4.16、在验收过程中发现物资存在问题,影响产品使用寿命但生产急需时,可报请科长酌情处理。

  4.17、下班时间原则上不安排送货,确因特殊情况物资到矿,先由值班人员代收,第二天由相关人员履行验收手续。

  4.18、物资在入库后保管员依照库房管理标准做好物资保管保养工作,确保物资完好无损、安全使用。

  5、物资发放程序

  主要实施岗位:保管员 操作流程

  5.1、依据矿月度生产经营计划,分为计划内材料领用审批程序和计划外材料领用审批程序。

  5.2、计划内材料领用审批程序

  5.2.1、使用单位开具领料单,并按领料单项目填写齐全,单位主管签字加盖章位行政章到分管科室审批。

  5.2.2、计划员接到使用单位领料单后,依据矿生产经营计划中定额和限额计划量控制审批并加盖物资分类印章。

  5.2.3、对业务科室专管的材料(如大型材料、专用工具、木材、钢棚及附件、钢管及接头、钢轨及附件等)及其它需要到相关业务科室审批的材料,应先到相关业务科室审批后,在到供应科审批。

  5.2.4、对于按区费用支出的材料,同时要经安监科签批后加盖安全费用专用章在到供应科审批。

  5.3、计划外材料领用审批程序

  5.3.1、当使用单位材料费用超出计划或作业计划发生变更时,首先由区队写出书面申请或材料预算报告经相关业务部门审核,并报请企管科批准后,送交供应科作为审批材料的依据。。

  5.4、仓库保管员接到区队审批后的领料单后,依据领料单所填物资名称、规格、型号及数量,核准无误后发放。

  5.5、生产单位夜间急需用料时,可经值班队长签字、矿调度室值班人员审批,在到供应科值班人员处领取,但必须在第二天办理正常领用手续。

  5.6、未经审批保管员不允许发料,除非遇到紧急情况暂且不能履行正常审批手续时,可经领料单位申请,值班队长签字供应科长批准后方可借料,借料单上要注明出票时间或返还日期。

  5.7、矿外单位在矿内施工需领用材料时,应经相关业务科室书面报告并经主管矿长批准后,办理审批、领用事宜。

  5.8、退库:使用单位领用的材料遇到质量问题时,可及时返回供应科,由采购员联系厂家办理退货或更换手续。

  5.9、相关要求

  5.6.1、库管员严格按照生产经营计划并结合区队生产实际控制发料,能折零发放的不要一次性发放,有修复代用的物资,不得发放新物资。

  5.9.2、不直接用于生产的物资,使用单位领用时应详细说明用途、数量,经供应科长审批后,办理相关手续。

  5.9.3、需交旧方可领新的物资,库管员应凭废旧物资管理员开具的废旧回收单批料。

  5.9.4、库管员按照先进先出原则发料,对违反发料原则造成的物料失效、霉变、大料小用、以及差错等损失负责。

  6、废旧物资修旧利废与处理程序

  主要实施岗位:废旧物资管理岗 操作流程:

  6.1、依据矿废旧物资管理办法,废品物资管理员接到回收单位交旧通知后,到现场查看交回的物资状况,安排区队或卸料人员分类码放并办理回收手续,登记建账。

  6.2、回收单位已经修复的物资,如锚杆、托盘等,管理员会同质检员共同验收并填报废旧物资验收单,一联保管员存、一联区队结算用、一联验收员存档、一联交计划员作审批发放材料用。

  6.3、回收单位不能修复的废旧物资,管理员按材料类别分开码放,并向回收单位开具废品回收单。

  6.4、委托矿机修车间修复的物资,在月度生产计划中下达修旧计划,待机车间修复完毕后,会同质检员、生产科、机电科、企管科等相关人员联合验收入库待发,验收单同6、2条。

  6.5、需矿外委托修复的物资,先指定地点码放,定期书面报矿对外经济领导小组研究后办理外委修理业务,修复物资到矿后验收入库手续同6、2条。

  6.6、不可再利用的报废物资,依据公司或矿领导签批的废旧物资处理合同并通知企管科监督员现场监装、过磅等,并安排办理交款事项,建账登记管理。

  二O一一年一月

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